Seien wir ehrlich: Die Einführung von Power BI in einem Unternehmen dreht sich nicht nur darum, Berichte und Dashboards zu erstellen und darauf zu hoffen, dass Magie passiert. Ich habe Unternehmen erlebt, die es als Plug-and-Play-Dashboard-Lösung betrachteten, nur um am Ende verstreute Berichte, frustrierte Benutzer und mehr Tabellenkalkulationen zu haben als zu Beginn.

Die Wahrheit ist, dass die Einführung von Power BI genauso sehr mit Menschen zu tun hat wie mit dem Tool selbst. Wenn Sie keinen klaren Plan haben und keine Möglichkeit, alle im Bilde zu halten, werden Sie vermutlich auf unordentliche Daten, geringe Akzeptanz und viele „Das ist nicht das, was wir wollten“-Situationen stoßen. Hier kommt eine ordnungsgemäße Checkliste ins Spiel.

Hier ist meine Einschätzung, wie man es richtig macht, basierend darauf, was in der realen Welt tatsächlich funktioniert.

Schritt 1: Geschäftsziele definieren & Anforderungen sammeln

Bevor Sie überhaupt Power BI Desktop anfassen, stellen Sie sich die große Frage: Warum machen wir das? Soll es die Berichterstellung beschleunigen? Trends früher erkennen? Den Führungskräften eine einheitliche Datenquelle bieten? Achten Sie darauf, zuerst die Anforderungen der Stakeholder einzuholen und entsprechend zu planen.

Schreiben Sie es auf. Teilen Sie es. Stellen Sie sicher, dass jeder, vom CEO bis zum Praktikanten, das Ziel kennt. Sie würden erstaunt sein, wie viele Kopfschmerzen Sie vermeiden, wenn die Menschen tatsächlich übereinstimmen, was Sie erreichen wollen.

Schritt 2: Das richtige Projektteam zusammenstellen

Die Einführung von Power BI ist keine Einzelmission. Sie benötigen eine Mischung von Personen: einen Leiter, der die Dinge vorantreibt, technische Fachleute, die wissen, wie man mit Daten umgeht, jemanden, der die Geschäftsseite versteht, und wenn möglich, einen Trainer, der den Leuten hilft, zu lernen.

Und hier ist das Wichtige: Sie müssen miteinander sprechen. Regelmäßig. Nicht nur in einem Kick-off-Meeting, sondern während des gesamten Projekts. Ein fünfminütiges „Hier sind wir“-Update kann Sie vor wochenlanger Verwirrung bewahren.

Schritt 3: Kommunikation und Einbindung von Stakeholdern

Kommunikation und das Einbinden von Stakeholdern sind Bereiche, in denen viele Tech-Einführungen scheitern. Menschen hassen Überraschungen. Teilen Sie den Stakeholdern von Anfang an mit, was vor sich geht, und kommunizieren Sie richtig. Wenn ein Feature verzögert wird, sagen Sie es. Wenn sich der Umfang ändert, erklären Sie warum. Teilen Sie kleinere Erfolge auf dem Weg mit. Stellen Sie sicher, dass sich die Stakeholder entlang des gesamten Prozesses eingebunden fühlen.

Aber Kommunikation sollte nicht nur in eine Richtung fließen. Stakeholder und Endnutzer müssen das Gefühl haben, dass ihre Stimmen zählen. Erstellen Sie Foren, Q&A-Sitzungen oder auch einfache Feedback-Schleifen, in denen Menschen Bedenken äußern, Fragen stellen und Verbesserungen vorschlagen können. Je mehr sie sich einbezogen fühlen, desto stärker wird ihr Gefühl der Eigenverantwortung sein.

Machen Sie Kommunikation und die Einbeziehung von Stakeholdern zu einem Dialog bei der Einführung von Power BI-Projekten. Lassen Sie die Leute Fragen stellen und Ideen zur Verbesserung teilen. Wenn Menschen sich gehört fühlen, sind sie viel eher bereit, hinter dem Projekt zu stehen.

Schritt 4: Datenvorbereitung und Qualität

Power BI ist nur so gut wie die Daten, die Sie ihm zuführen. Also, woher kommen Ihre Daten? Ein CRM? ERP? Ein zufälliges Excel-Blatt, das 2017 auf dem Desktop gespeichert wurde? Hier kommt die Datenvorbereitung und -qualität ins Spiel.

Finden Sie es frühzeitig heraus und entscheiden Sie, wie Sie alles verbinden. Manchmal ist eine geplante Aktualisierung ausreichend. In anderen Fällen benötigen Sie Echtzeitverbindungen. Seien Sie den Teams gegenüber transparent darüber, was in der ersten Veröffentlichung kommt und was noch warten muss.

Schritt 5: Datenverwaltung und Sicherheit etablieren

Ich weiß, dass „Governance“ nach dem langweiligen, unternehmensinternen Zeug klingt, mit dem sich niemand beschäftigen möchte. Aber ohne sie wird es schnell chaotisch. Eine starke Governance schützt sowohl die Integrität Ihrer Berichte als auch die Sicherheit sensibler Informationen. Setzen Sie klare Regeln für den Datenzugriff fest, schaffen Sie Standards für den Umgang mit Daten und implementieren Sie Sicherheitsmaßnahmen wie Zeilenebensicherheit.

Datenverwaltung bei Power BI umfasst auch, wer was sehen kann, wie sensible Daten gehandhabt werden und wer berechtigt ist, Dashboards zu veröffentlichen. Und Sie müssen erklären, warum diese Regeln existieren. Menschen sind viel weniger widerständig gegenüber Einschränkungen, wenn sie verstehen, dass sie zum Schutz der Daten da sind, und nicht nur, um das Leben kompliziert zu machen.

Schritt 6: Ein skalierbares Datenmodell entwerfen

Das Datenmodell in Power BI ist der grundlegendste Aspekt jedes Berichts oder Dashboards. Es funktioniert wie der Baustein eines Dashboards.

Verwenden Sie gute Modellierungs- und Designpraktiken, halten Sie es sauber und verkomplizieren Sie es nicht. Und während Sie bauen, überprüfen Sie sich regelmäßig mit den Personen, die die Daten tatsächlich nutzen werden. Sie könnten Einsichten haben, die ändern, wie Sie die Dinge strukturieren, und Ihnen später Nacharbeit sparen.

Schritt 7: Hochwirksame Dashboards entwickeln

Ein auffälliges Dashboard bedeutet nichts, wenn es niemandem bei der Entscheidungsfindung hilft. Halten Sie Ihr Design auf die tatsächlichen Fragen Ihrer Benutzer fokussiert. Überladen Sie sie nicht mit 20 Diagrammen, nur weil Sie es können.

Präsentieren Sie frühe Versionen ein paar vertrauenswürdigen Benutzern. Wenn sie verwirrt oder desinteressiert sind, ist das ein Zeichen dafür, dass Anpassungen erforderlich sind, bevor es live geht.

Schritt 8: Mit einer Pilotgruppe testen

Bevor Sie Power BI für alle freigeben, wählen Sie eine Pilotgruppe. Lassen Sie sie es für ein paar Wochen nutzen und sammeln Sie dann Feedback.

Aber hier ist der Schlüssel: Setzen Sie das Feedback um und lassen Sie sie wissen, dass Sie es getan haben. Wenn jemand sagt: „Das Aktualisieren dauert zu lange“ und Sie es beheben, teilen Sie es ihnen mit. Sie fühlen sich wertgeschätzt und werden positiv über das Tool sprechen, wenn es weiter ausgerollt wird.

Schritt 9: Benutzer für die Akzeptanz schulen

Schulen Sie die Benutzer, damit sie wissen, wie sie das Power BI-Dashboard nutzen können. Führen Sie sie durch die Funktionen und Filter, damit es für sie einfach ist, loszulegen. Häufig wissen Teams im gesamten Unternehmen nicht, wie sie verschiedene Power BI-Funktionen wie Drill-down, Drill-through und die Filter richtig nutzen, um das Beste aus den Berichten herauszuholen.

Schritt 10: Leistung überwachen und optimieren

Nach dem Go-live überwachen Sie die Nutzung, um zu wissen, wie Ihr Dashboard und Ihre Berichte funktionieren. Prüfen Sie, wie viele Personen es nutzen, welche Dashboards beliebt sind und ob die Leistung standhält. Dies lässt Sie die Effektivität Ihrer Arbeit erkennen und zeigt Ihnen auch, ob es Stakeholder gibt, die die Dashboards nicht nutzen. Dieses Wissen hilft, da es Ihnen ermöglicht, das Dashboard entsprechend zu optimieren und den Power BI-Bericht und das Dashboard damit zu verbessern.

Wie es weiter geht: Iterieren, verbessern & Unterstützung nach der Implementierung bieten

Eine Power BI-Einführung ist ein fortlaufender Prozess. Da sich die Geschäftsanforderungen ändern, sammeln Sie Feedback und führen kontinuierliche Verbesserungen an den Dashboards durch. Dies hilft, die Berichte und Dashboards für das Unternehmen relevant zu halten.

Abschließende Gedanken

Wenn ich eines gelernt habe, dann das: Eine Power BI-Einführung steht und fällt mit der Art und Weise, wie gut Sie die Menschen einbeziehen. Die technische Seite ist natürlich wichtig, aber Kommunikation, Vertrauen und ein klarer Plan machen den entscheidenden Unterschied.

Wenn Sie das tun, haben Sie nicht nur einen erfolgreichen Start, sondern auch ein Tool, das die Menschen tatsächlich nutzen möchten. Für weitere Beratung können Sie hier Kontakt mit uns aufnehmen.

FAQs

Wie lange dauert es normalerweise, Power BI in einem Unternehmen einzuführen?

Die Zeitlinie kann je nach den vorhandenen Daten variieren. Eine kleinmaßstäbliche Einführung mit einem Bericht kann einige Wochen dauern, während eine vollständige Unternehmensimplementierung mehrere Monate in Anspruch nehmen könnte.

Benötigen wir einen dedizierten Power BI-Administrator, oder kann die IT-Abteilung das übernehmen?

Das hängt von der Kapazität und den Fähigkeiten der vorhandenen IT-Abteilung ab. In den meisten kleineren Organisationen ist die IT-Abteilung in der Lage, die Power BI-Administration zu übernehmen. Für ein robusteres Unternehmen könnte jedoch ein dedizierter Power BI-Administrator erforderlich sein.