BI-Strategie entwickeln: Lizenz, Rollen, Rollout

Eine Business-Intelligence-Strategie für ein Unternehmen besteht aus den konkreten Entscheidungen, mit denen ein BI-Programm tatsächlich laufen kann. Sie legt fest, welche Power-BI-Lizenzstufe zur Organisation passt, wie Workspaces und Rollen aufgebaut sind, wer Reports baut und pflegt und in welcher Reihenfolge der Rollout läuft. Sie ist keine Liste von Zielen wie „Entscheidungen verbessern“ oder „datengetriebener werden“. Das sind Ergebnisse, die ein funktionierendes BI-Programm liefert, nicht die Strategie selbst.

Dieser Beitrag behandelt diese vier Entscheidungen. Welche KPIs eine laufende Strategie verfolgen sollte, lesen Sie unter So erstellen Sie eine Analytics-Strategie. Zur Datenplattform unter den Reports siehe So bauen Sie ein Framework für die Datenstrategie.

Wählen Sie die Lizenzstufe passend zur Organisation

Das ist die erste Entscheidung, nicht die letzte. Ein späterer Wechsel der Lizenzstufe bedeutet, jeden Workspace anzufassen, der auf der alten Stufe aufgebaut wurde.

Die Power-BI-Premium-P-SKUs werden abgelöst. Jeder neue Kapazitätskauf ist eine Fabric-F-SKU, und die alten Stufen P1 bis P5 entsprechen jetzt F64 bis F1024. Wer zum ersten Mal Kapazität prüft, wählt also eine F-SKU und keine P-SKU, auch wenn ein älterer Vergleich im Netz noch von P-SKUs spricht.

Richten Sie die Stufe danach aus, wer die Reports sehen muss, nicht danach, wer sie baut. Ein Unternehmen mit 15 Personen, in dem alle, die Reports bauen und ansehen, schon einen Microsoft-365-Platz haben, kommt meist mit Pro aus. Soll ein Dashboard von 200 Lagermitarbeitenden gesehen werden, die nie einen Report bauen, braucht es entweder 200 Pro-Lizenzen oder eine Kapazität ab F64. Die Kapazität ist ab einer gewissen Personenzahl sehr wahrscheinlich günstiger. Unser Leitfaden zu Power-BI-Lizenzen enthält den vollständigen Vergleich. Der Leitfaden zu den Power-BI-Preisen zeigt, wie Sie die Kapazitätsgröße wählen.

Bauen Sie Workspaces und Rollen als Betriebsmodell auf

Ein Workspace hat vier Rollen: Admin, Member, Contributor und Viewer. Jede hat eine andere Aufgabe. Wird die falsche vergeben, kann ein Report-Entwickler am Ende den Workspace löschen, oder ein Fachanwender braucht eine Pro-Lizenz, nur um ein Dashboard anzusehen.

Geben Sie Report-Entwicklern die Rolle Contributor, nicht Member oder Admin, es sei denn, sie müssen auch verwalten, wer sonst Zugriff auf den Workspace hat. Geben Sie Fachanwendern, die Reports nur nutzen, die Rolle Viewer. Legen Sie diesen Workspace auf eine Fabric-Kapazität, wenn diese Nutzer noch keine Pro-Lizenz haben, denn Viewer-Zugriff auf geteilter Kapazität verlangt weiterhin eine. Unser Leitfaden zu Workspace-Rollen in Power BI listet alle Berechtigungen auf.

Gliedern Sie Workspaces nach Fachbereich, einen für Finance, einen für Sales, einen für Marketing, statt eines gemeinsamen Workspace für das ganze Unternehmen. Jeder Fachbereichs-Workspace bekommt eigene Rollenzuweisungen und veröffentlicht seine eigene App. So hat ein Sales-Contributor nie versehentlich Bearbeitungsrechte am Semantic Model von Finance. Unser Leitfaden zu Workspaces und Apps beschreibt, wie Sie diese Struktur aufsetzen.

Bauen Sie ein BI-Team oder ein Center of Excellence auf, bevor Sie darüber hinaus wachsen

Ein Unternehmen mit wenigen Report-Nutzern kann BI als Teil der bestehenden Aufgabe einer Person betreiben: Ein Analyst baut und pflegt die Reports für sein eigenes Team, auf Pro-Lizenzen, in einem Workspace. Dieses Setup reicht nicht mehr, sobald eine zweite und dritte Geschäftseinheit Reports verlangen, die sie nicht selbst bauen kann.

Ab da braucht jede von drei Rollen einen benannten Verantwortlichen, nicht unbedingt drei verschiedene Personen:

• Ein Report-Entwickler, der die Semantic Models und Reports baut und pflegt, die tatsächlich genutzt werden.

• Ein Plattform- oder Datenverantwortlicher, der die Aktualisierungs-Pipeline und das Modell verantwortet, auf dem jeder Report aufbaut.

• Ein Governance-Verantwortlicher, der Namensstandards und Sensitivitätslabels festlegt und bestimmt, welche Semantic Models zertifiziert sind.

Ein Center of Excellence ist der Punkt, an dem diese Rollen ein gemeinsames Zuhause im Unternehmen bekommen. So stellt nicht jede Geschäftseinheit ihren eigenen Report-Entwickler ein und baut dasselbe Semantic Model dreimal nach. Es lohnt sich, sobald mehr als eine Geschäftseinheit von BI abhängt, nicht früher. Wer diesen Schritt überspringt und die Report-Verantwortung bei dem lässt, der zufällig den ersten Report gebaut hat, gehört zu den Gründen, warum Power-BI-Projekte ins Stocken geraten. Die übrigen finden Sie im Leitfaden, warum Power-BI-Projekte scheitern.

Planen Sie den Rollout in Stufen, statt alles auf einmal zu starten

1. Pilot auf Pro, mit einem Team. Ein Workspace, nur Pro-Lizenzen, ein Report, der eine Tabelle ersetzt, die jemand bisher von Hand pflegt. Dem Report muss so weit vertraut werden, dass die Tabelle wirklich abgeschaltet wird, und er nicht nur gebaut und vergessen wird.

2. Das Modell zertifizieren und für ein zweites Team öffnen. Markieren Sie das Semantic Model als zertifiziert oder hervorgehoben, veröffentlichen Sie es über eine App und geben Sie einer zweiten Geschäftseinheit einen eigenen Workspace auf Basis desselben gemeinsamen Modells statt einer Kopie der Daten.

3. Über Kapazität entscheiden, sobald Betrachterzahl oder Modellgröße Pro übersteigen. Jetzt ist der Zeitpunkt, eine F-SKU zu prüfen, dimensioniert nach der Zahl der Betrachter mit kostenloser Lizenz und der Größe der Modelle. Nicht früher, solange es keine echte Zahl zum Dimensionieren gibt.

4. Die Report-Verantwortung an das feste Team übergeben. Verlagern Sie die Pflege von der Person, die den Pilot gebaut hat, auf das BI-Team oder Center of Excellence, damit das Programm nicht von der Verfügbarkeit einer Person abhängt.

Unsere Checkliste zur Einführung beschreibt die praktischen Schritte innerhalb jeder Stufe. Wie Sie die Arbeit an der Datenplattform unter diesem Rollout Phase für Phase planen, lesen Sie unter So entwickeln Sie eine Roadmap für die Datenstrategie.

Legen Sie Governance-Regeln fest, sobald das Programm einen Verantwortlichen hat

Governance funktioniert erst, wenn jemand im Team oben dafür verantwortlich ist. In der Praxis heißt das: Zugriffsregeln auf Workspace-Ebene, Sensitivitätslabels, die mit einem Report mitwandern, wenn er geteilt wird, und die Entscheidung, welche Semantic Models zertifiziert sind, damit zwei Teams nicht mehr konkurrierende Versionen derselben Zahlen bauen. Unser Leitfaden zur Data-Governance-Strategie behandelt die konkrete Umsetzung: Workspace-Aufbau, Sensitivitätslabels, Zertifizierung und Lineage.

Läuft das Programm, ist Reporting ein eigenes Thema

Alles oben entscheidet, wer was, wo und mit welcher Lizenz bauen darf. Es regelt nicht, wie Daten von einem Quellsystem in einen veröffentlichten Report gelangen, den ein Fachanwender öffnet. Diese Pipeline und wie Sie sie bauen, behandelt unser Leitfaden zum Business-Intelligence-Reporting.

FAQs

Was sind die wichtigsten Bausteine einer erfolgreichen Business-Intelligence-Strategie?

Eine Lizenzstufe, die dazu passt, wer Reports ansehen muss. Eine Workspace- und Rollenstruktur, die Fachbereiche trennt. Ein benannter Verantwortlicher für Report-Entwicklung, Datenplattform und Governance. Und ein Rollout in Stufen statt eines Starts auf einmal.

Wie oft sollte ich meine Business-Intelligence-Strategie überprüfen?

Prüfen Sie die Lizenzstufe, wenn sich Betrachterzahl oder Modellgröße so ändern, dass eine andere Stufe günstiger oder nötig wird, nicht nach festem Kalender. Prüfen Sie Workspace- und Rollenstruktur, wenn eine neue Geschäftseinheit ins Programm kommt. Eine Strategie, die nur einmal im Jahr überprüft wird, kann monatelang auf der falschen Lizenzstufe laufen, nachdem die Organisation sie längst überwachsen hat.

Welche Rolle spielt Technologie in einer Business-Intelligence-Strategie?

Technologie setzt die Grenzen durch, die die Strategie vorgibt. Eine Workspace-Rolle bestimmt, wer Inhalte bearbeiten darf, egal was in einem Richtliniendokument steht. Eine Kapazitätsstufe bestimmt, ob ein Nutzer mit kostenloser Lizenz einen Report überhaupt öffnen kann. Ohne passende Lizenz und Workspace-Konfiguration ist eine Governance-Regel eine Absichtserklärung, die nichts durchsetzt.

Quellen

• What is Power BI Premium? - Microsoft Learn

• Roles in workspaces in Power BI - Microsoft Learn

• Power BI pricing - Microsoft