Power-BI-Lizenzen: Welche Lizenz braucht welche Rolle?

Power BI kennt vier Arten, eine Person zu lizenzieren: Free, Pro, Premium Per User und gar keine Lizenz unter einer Embedded-App. Welche eine bestimmte Person braucht, hängt von ihrer Rolle ab, nicht von der Größe Ihres Unternehmens. Dieser Beitrag geht durch, welche Lizenz jede Rolle tatsächlich braucht. Den vollständigen Vergleich nach Stufen, was jede Lizenz kostet und enthält, finden Sie in unserem Leitfaden zur Power-BI-Lizenzierung.

Der Report-Betrachter

Wer nur Dashboards und Reports öffnet und nie veröffentlicht oder bearbeitet, braucht eines von zwei Dingen:

• Eine Pro- oder PPU-Lizenz, passend zu der Person, die den Inhalt veröffentlicht hat, oder

• Gar keine kostenpflichtige Lizenz, wenn der Report in einem Workspace auf einer Fabric-Kapazität ab F64 (oder einer älteren Premium-P-Kapazität) liegt und die Person in diesem Workspace die Rolle Viewer hat.

Einen Mittelweg gibt es nicht. Ein Betrachter auf einer Fabric-Kapazität unterhalb von F64, etwa F32, braucht trotzdem Pro oder PPU, auch wenn das Unternehmen eine Fabric-Kapazität besitzt. Das ist das teuerste Missverständnis bei der Power-BI-Lizenzierung: Eine kleine Kapazität zu kaufen, macht Betrachter-Lizenzen nicht überflüssig. Unseren vollständigen Vergleich von Free und Pro finden Sie dort, wo es darum geht, was ein Betrachter mit Free-Lizenz ohne Kapazität kann und was nicht.

Der Report-Ersteller oder Analyst

Wer Reports in Power BI Desktop baut und an einem Ort veröffentlicht, den andere sehen können, braucht mindestens Pro. Mit Pro können sie in einen gemeinsamen Workspace veröffentlichen, mit anderen Pro- oder PPU-Nutzern teilen und Apps bauen. Überschreiten ihre Modelle regelmäßig 1 GB oder brauchen sie mehr als 8 Refreshes am Tag, brauchen sie stattdessen PPU. Welche Signale genau bedeuten, dass es Zeit für den Wechsel ist, steht in Power BI Pro vs. Premium.

Eine Free-Lizenz genügt einem Ersteller nur, wenn er nie außerhalb seines eigenen Workspaces „My workspace“ veröffentlicht. Das gilt für jemanden, der das Werkzeug lernt, nicht für jemanden, der einem Team Reports liefert.

Der Workspace-Admin

Ein Workspace-Admin braucht mindestens Pro, wie jeder andere Veröffentlicher, plus die Rolle Admin im Workspace selbst. Die Rolle Admin ist eine Workspace-Berechtigung, keine eigene Lizenzstufe. Was jede Workspace-Rolle, Admin, Member, Contributor und Viewer, tatsächlich darf, steht in Power-BI-Workspaces und Apps.

Entwickler, die Power BI in eine andere Anwendung einbetten

Power BI Embedded nutzt Azure-A-SKU-Kapazitäten, um Reports in Ihre eigene Anwendung statt in den Power BI Service zu bringen. Die Lizenzierung hängt hier davon ab, wer den Report ansieht:

• Einbetten für die eigenen Mitarbeiter (ein internes Tool, Modell „user owns data“): Jeder interne Betrachter braucht weiterhin Pro oder PPU, genau so, als würde er den Report direkt im Power BI Service öffnen. Die A-SKU-Kapazität hebt diese Anforderung nicht auf.

• Einbetten für externe Kunden (Modell „app owns data“): Die Anwendung authentifiziert sich als Service Principal, nicht als Endnutzer, deshalb brauchen externe Betrachter gar keine Power-BI-Lizenz.

Die A-SKU-Preise werden über Azure abgerechnet und hängen von der Größe und Anzahl der bereitgestellten Knoten ab. Sie ändern sich im Lauf der Zeit. Aktuelle Zahlen finden Sie deshalb auf Microsofts eigener Preisseite zu Power BI Embedded, nicht als feste Angabe hier.

FAQs

Welche Lizenz braucht ein Report-Betrachter?

Pro oder PPU, außer der Report liegt auf einer Fabric-Kapazität ab F64 (oder einer älteren Premium-P-Kapazität) und der Betrachter hat im Workspace die Rolle Viewer. Dann genügt eine Free-Lizenz.

Welche Lizenz braucht ein Power-BI-Entwickler oder Report-Ersteller?

Mindestens Pro, um außerhalb des eigenen Workspaces „My workspace“ zu veröffentlichen. PPU, wenn die Modelle 1 GB überschreiten oder mehr als 8 Refreshes am Tag nötig sind.

Brauchen Nutzer eines extern eingebetteten Power-BI-Reports eine Lizenz?

Nein, wenn die Anwendung das Modell „app owns data“ nutzt und sich in ihrem Namen als Service Principal authentifiziert. Interne Mitarbeiter, die einen eingebetteten Report unter dem Modell „user owns data“ ansehen, brauchen weiterhin Pro oder PPU.

Quellen

• Understand Microsoft Fabric licenses and capacity - Microsoft Learn

• Roles in workspaces in Power BI - Microsoft Learn

• Capacity and SKUs in Power BI embedded analytics - Microsoft Learn