Power BI bietet leistungsstarke Funktionen, die Teams dabei helfen, Datenberichte effizient zu erstellen, zu verwalten und zu teilen – über Power BI-Arbeitsbereiche und Apps. Allerdings unterscheiden sich die beiden erheblich in ihrer Nutzung und ihren Funktionen. Daher ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Arbeitsbereichen und Apps in Power BI zu verstehen. Dieser Leitfaden erklärt, was sie sind, wann sie verwendet werden sollten und wie sie Ihren Power BI-Arbeitsablauf verbessern können. 

Was ist ein Power BI-Arbeitsbereich?

Ein Power BI-Arbeitsbereich ist ein gemeinsamer Bereich, in dem Personen ihre Daten „Geschichten“ (Berichte und Dashboards) zusammen erstellen, speichern und teilen können. Ein Power BI-Arbeitsbereich ist ein Container oder eine gemeinsame Umgebung, in der Teammitglieder an Power BI-Inhalten wie Berichten, Dashboards und Datenflüssen zusammenarbeiten. Er befindet sich im linken Menü des Power BI-Dienstes. Arbeitsbereiche sind ideal für Entwicklung, Testing und Inhaltsverwaltung und ermöglichen die Kontrolle der Benutzerrollen wie Admin, Mitglied, Mitwirkender und Betrachter. 

Was ist eine Power BI-App?

Quelle: Learn Microsoft

Eine Power BI-App ist eine gepackte und schreibgeschützte Version der Arbeitsbereichsinhalte. Sie ist für die breitere Verteilung an Benutzer konzipiert, die die Berichte anzeigen müssen. Zum Beispiel können Sie 5 verschiedene Berichte in Ihrem Power BI-Arbeitsbereich haben und möchten all diese Berichte gebündelt als eine App zusammenführen – dies kann durch das Veröffentlichen dieser Berichte als Power BI-App für diesen spezifischen Arbeitsbereich erreicht werden. Dadurch können Ihre Top-Manager die KPIs an einem Ort überwachen, ohne jeden einzelnen Bericht separat aufrufen zu müssen.  

Power BI-Arbeitsbereich vs. App: Wichtige Unterschiede

Nun, da Sie ein grundlegendes Verständnis von Power BI-Arbeitsbereichen und Apps haben, lassen Sie uns schnell die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden durchgehen. 

Wie erstelle ich einen Arbeitsbereich in Power BI

1. Power BI-Dienst öffnen
   Gehen Sie zu app.powerbi.com und melden Sie sich an.

2. Zu Arbeitsbereichen gehen
   Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Arbeitsbereiche.

3. Einen neuen Arbeitsbereich erstellen
   Klicken Sie auf + Neuer Arbeitsbereich (oder Arbeitsbereich erstellen).

Quelle: Learn Microsoft

4. Benennen Sie es
   Geben Sie einen eindeutigen Arbeitsbereichsnamen ein. (Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.)

5. Personen und Rollen hinzufügen
   Geben Sie unter Zugriff die E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein und wählen Sie eine Rolle:

   • Admin – volle Kontrolle, Zugriff und Einstellungen verwalten

   • Mitglied – Inhalte erstellen/ändern, veröffentlichen, App aktualisieren

   • Mitwirkender – Inhalte erstellen/ändern, veröffentlichen

   • Betrachter – Nur Lesezugriff

6. Den Arbeitsbereich erstellen
   Klicken Sie auf Speichern (oder Erstellen). Sie landen im neuen Arbeitsbereich.

7. Inhalte hinzufügen (einen oder mehrere auswählen):

   • Von Power BI Desktop veröffentlichen: Home → Veröffentlichen → Wählen Sie Ihren neuen Arbeitsbereich aus.

   • Im Dienst hochladen: Klicken Sie auf Hochladen → Wählen Sie eine .pbix.

   • Im Dienst erstellen: Neu → Bericht, Dataset, Datenfluss usw.

8. Zusammenarbeiten
   Berichte teilen, Dashboards erstellen, Berechtigungen festlegen und (wenn verwendet) die App aktualisieren, um sie an ein breiteres Publikum zu verteilen.

Arbeitsbereichsrollen in Power BI

Hier ist ein kurzer Überblick über die verschiedenen Rollen in Arbeitsbereichen:

Für weitere Informationen zu Arbeitsbereichsrollen und -fähigkeiten können Sie hier besuchen.

Wie veröffentliche ich eine Power BI-App?

1. Öffnen Sie Ihren Arbeitsbereich – Gehen Sie zu dem Arbeitsbereich, in dem sich Ihre Berichte und Dashboards befinden.

2. Klicken Sie auf „App veröffentlichen“ – Diese Schaltfläche finden Sie oben rechts im Arbeitsbereich.

3. Inhalte auswählen – Wählen Sie, welche Berichte, Dashboards oder Daten Sie in Ihre App einbeziehen möchten.

4. Berechtigungen festlegen – Entscheiden Sie, wer die App sehen kann (bestimmte Personen, Gruppen oder die gesamte Organisation).

5. Veröffentlichen – Klicken Sie auf Veröffentlichen, und Power BI erstellt Ihre App.

6. Den Link teilen – Kopieren Sie den App-Link und geben Sie ihn an Ihre Nutzer weiter, damit sie leicht darauf zugreifen können.

Beste Praktiken für Power BI-Arbeitsbereiche und Apps

Power BI-Arbeitsbereiche sind leistungsstarke Mittel, durch die Teams Berichte und Dashboards teilen und zusammenarbeiten können. Daher ist es wichtig, den Zugriff auf diese Arbeitsbereiche sorgfältig zu beschränken und Veröffentlichungsrechte nur vertrauenswürdigen Benutzern zu erteilen. Es ist auch wichtig, konsistente Namenskonventionen für die Arbeitsbereiche und veröffentlichten Apps beizubehalten (z.B. „Sales Dev Workspace“ und „Sales App“). 

Für größere Organisationen ist es auch sehr wichtig, Zugriffsberechtigungen regelmäßig jährlich oder vierteljährlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Arbeitsbereiche nicht mit unnötigen Berichten und Datenflüssen überladen sind, was die Leistung beeinträchtigen kann. 

App-Lifecycle und Content-Management

Power BI-Apps sind mehr als nur eine einmalige Veröffentlichung – sie folgen einem kompletten Lebenszyklus, der Organisationen dabei hilft, datengesteuerte Inhalte effektiv zu verwalten.

1. Inhaltserstellung – Berichte und Dashboards werden zuerst in einem Arbeitsbereich entwickelt. Teams arbeiten zusammen, verfeinern Visualisierungen und bereiten Datensätze vor, die den Geschäftsanforderungen entsprechen.

2. Zusammenarbeit in Arbeitsbereichen – Mehrere Benutzer können im Arbeitsbereich zusammenarbeiten, Versionskontrolle anwenden, Visualisierungen testen und sicherstellen, dass der Inhalt den Qualitätsstandards entspricht.

3. App-Konfiguration – Vor der Veröffentlichung entscheiden die Arbeitsbereichsadministratoren, welche Berichte und Dashboards Teil der App sein sollen und konfigurieren Einstellungen wie Navigation und Branding für Endbenutzer.

4. Zielgruppenermittlung – Berechtigungen werden sorgfältig festgelegt, um zu kontrollieren, wer Zugriff auf die App hat. Dies stellt sicher, dass sensible Daten nur den richtigen Personen zur Verfügung stehen, während der Zugriff für Endbenutzer einfach bleibt.

5. Veröffentlichung – Sobald konfiguriert, wird die App veröffentlicht und über einen sicheren Link verteilt. Benutzer erhalten ein optimiertes Erlebnis ohne die Unordnung unnötiger Arbeitsbereichsinhalte.

6. Laufende Wartung – Die App ist nicht statisch. Während sich Geschäftsanforderungen ändern, können neue Berichte hinzugefügt, bestehende Dashboards aktualisiert und Berechtigungen angepasst werden, um die App relevant und genau zu halten.

Durch die Verwaltung des vollständigen App-Lebenszyklus können Organisationen sicherstellen, dass ihre Power BI-Apps nützlich, sicher und im Einklang mit sich ändernden Geschäftszielen bleiben.

Abschließend

Power BI-Arbeitsbereiche und Apps bieten ein leistungsstarkes System für Zusammenarbeit und Verteilung. Nutzen Sie Arbeitsbereiche, um Ihre Inhalte zu erstellen und zu verfeinern, und Apps, um Erkenntnisse sicher und im großen Stil zu teilen. Das Beherrschen dieses Workflows wird sowohl die Effizienz Ihres Teams als auch Ihre Datenbereitstellung verbessern.

FAQ

Benötige ich Power BI Pro, um Arbeitsbereiche oder Apps zu nutzen?

Ja, Power BI Pro oder Premium ist erforderlich, um Inhalte in Arbeitsbereichen zu teilen oder Apps zu veröffentlichen. Allerdings benötigen Sie kein Pro oder Premium, um Apps anzuzeigen. 

Kann ich eine App direkt bearbeiten?

Nein, Sie müssen den Bericht bearbeiten und im Arbeitsbereich hochladen und dann die App erneut veröffentlichen.

Kann ich mehrere Apps aus demselben Arbeitsbereich haben?

Nein, jeder Arbeitsbereich kann nur eine App gleichzeitig veröffentlichen. Wenn Sie mehrere Apps benötigen, erstellen Sie separate Arbeitsbereiche.

Wer kann auf meinen Power BI-Arbeitsbereich zugreifen?

Nur Benutzer, die Sie explizit zum Arbeitsbereich hinzufügen, können darauf zugreifen. Sie kontrollieren deren Rollen (Admin, Mitglied, Mitwirkender, Betrachter).