Rechnungswesen-Reports: Definition und Arten

Ein Rechnungswesen-Report ist eine strukturierte Zusammenfassung der Geschäftsvorfälle, Salden oder Verpflichtungen eines Unternehmens. Er gilt entweder für einen festen Zeitraum, etwa einen Monat oder ein Quartal, oder für einen einzelnen Stichtag. Welcher Report passt, hängt von der Entscheidung ab, die er stützen soll: Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung beantwortet, ob das Unternehmen Geld verdient hat. Die Bilanz zeigt, was es besitzt und was es schuldet. Eine Fälligkeitsliste zeigt, welchen Rechnungen Sie hinterherlaufen müssen. Dieser Beitrag definiert die Report-Arten der täglichen Arbeit in Rechnungswesen und Finanzen. Er zeigt auch, welche Tabellen- oder Visual-Form jede davon in Power BI annimmt.

Kurzübersicht

Reports, die einen Zeitraum oder einen Stichtag zusammenfassen

Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV)

Eine GuV listet Erlöse und Aufwendungen eines Zeitraums auf und saldiert sie zu Gewinn oder Verlust: Umsatz, minus Herstellkosten der verkauften Waren, minus Betriebsausgaben ergibt den Jahresüberschuss. Sie beantwortet, ob das Kerngeschäft profitabel ist und wo die Kosten schneller wachsen als der Umsatz.

In Power BI ist das eine Matrix mit der Kontenhierarchie (Umsatz, COGS, Opex und ihre Unterkonten) in den Zeilen und Monat oder Quartal in den Spalten. Dazu kommen ein paar Karten für Kernzahlen wie die Bruttomarge. Das DAX für die zugrunde liegenden Measures zu Umsatz, COGS und Bruttomarge steht in unserem Leitfaden zu Finanzanalyse und Reporting. Dieselben Zahlen werden zwischen den Reporting-Perioden meist auf einer Scorecard verfolgt, nicht nur in einem einzelnen Report. Wie Sie daraus einen laufenden Kennwert mit Zielwert machen, zeigt unser Leitfaden zu KPI-Reports.

Bilanz

Eine Bilanz listet Vermögen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital zu einem einzelnen Stichtag auf, nicht über einen Zeitraum: was das Unternehmen besitzt, was es schuldet und die Differenz. Sie beantwortet, ob das Unternehmen seine Verpflichtungen decken kann und wie es finanziert ist, über Schulden oder über Eigenkapital. In Power BI nutzt sie dieselbe Kontenhierarchie wie die GuV. Die Spalte ist aber ein Stichtag statt eines Zeitraums. Die Matrix zeigt deshalb meist ein oder zwei Perioden nebeneinander (aktuell gegen Vorperiode) und keinen Verlauf über viele Monate.

Kapitalflussrechnung

Eine Kapitalflussrechnung verfolgt, wie Geld über laufende Geschäftstätigkeit, Investitionen und Finanzierung zu- und abfließt. Sie beantwortet, ob das Unternehmen aus dem operativen Geschäft Geld erwirtschaftet, getrennt von Geld aus Krediten oder Investitionen. Eine GuV zeigt das allein nicht, weil sie nicht zahlungswirksame Posten wie Abschreibungen enthält. In Power BI ist das meist ein Wasserfalldiagramm: ein Anfangsbestand an liquiden Mitteln, dann ein Balken je Tätigkeitsbereich bis zum Endbestand. So sieht der Leser in einer Ansicht, wo Geld hinein- und herausgeflossen ist.

Entwicklung der Gewinnrücklagen

Diese Übersicht zeigt, wie sich die Gewinnrücklagen über einen Zeitraum verändert haben: Anfangsbestand, plus Jahresüberschuss, minus ausgeschüttete Dividenden ergibt den Endbestand. Sie beantwortet, wie viel vom Gewinn der Periode im Unternehmen geblieben und wie viel an die Gesellschafter gegangen ist. Manche Unternehmen zeigen stattdessen eine vollständige Eigenkapitalveränderungsrechnung. Sie ergänzt dieselbe Fortschreibung um eingezahltes Kapital und weitere Eigenkapitalbestandteile. In Power BI ist das meist eine kleine Tabelle oder eine Reihe von Karten, vier Zahlen nebeneinander, denn eine vollständige Kontenhierarchie bringt hier selten etwas.

Ein Report, der die Zahlen prüft, statt sie zu präsentieren

Summen- und Saldenliste

Eine Summen- und Saldenliste führt jedes Konto des Hauptbuchs mit seinem Soll- oder Haben-Endsaldo auf. Mit ihr bestätigen Sie vor der Fertigstellung der Abschlüsse, dass das Hauptbuch ausgeglichen ist: Die Summe der Soll-Buchungen muss der Summe der Haben-Buchungen entsprechen. Sie dient als Kontrollprüfung während des Abschlusses und nicht als Report, den ein Fachleser öffnet. In Power BI ist das eine schlichte Tabelle: eine Zeile pro Konto, eine Spalte Soll, eine Spalte Haben und eine Prüfkarte, die die Differenz berechnet. Sie sollte null zeigen.

Trial Balance Check =
VAR TotalDebits =
    CALCULATE(
        SUM('General Ledger'[Amount]),
        'General Ledger'[DebitCredit] = "Debit"
    )
VAR TotalCredits =
    CALCULATE(
        SUM('General Ledger'[Amount]),
        'General Ledger'[DebitCredit] = "Credit"
    )
RETURN
    TotalDebits - TotalCredits

Liefert dieses Measure etwas anderes als null, ist das Hauptbuch nicht ausgeglichen. Prüfen Sie dann die Quelldaten, bevor Sie einem anderen Report darauf vertrauen. Das setzt dasselbe Hauptbuchmodell voraus wie unser Leitfaden zu Finanzanalyse und Reporting, der die vollständige Tabellen- und Spaltenliste enthält.

Reports für Forderungen und Verbindlichkeiten

Debitoren-Fälligkeitsliste (Accounts Receivable, A/R Aging)

Eine Debitoren-Fälligkeitsliste ordnet offene Kundenrechnungen in Klassen danach, wie überfällig sie sind, typischerweise nicht fällig, 1 bis 30 Tage, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90. Sie beantwortet, bei welchen Kunden Sie nachfassen müssen und wie viel Geld in unbezahlten Rechnungen steckt. In Power BI ist das eine Matrix: Kunde in den Zeilen, Fälligkeitsklasse in den Spalten, Rechnungsbetrag als Wert. Die Klasse selbst ist meist eine berechnete Spalte in der Rechnungstabelle, abgeleitet aus dem Fälligkeitsdatum:

Days Overdue =
IF(
    ISBLANK('Accounts Receivable'[PaidDate]),
    TODAY() - 'Accounts Receivable'[DueDate],
    BLANK()
)

Aging Bucket =
SWITCH(
    TRUE(),
    ISBLANK('Accounts Receivable'[Days Overdue]), "Paid",
    'Accounts Receivable'[Days Overdue] <= 0, "Current",
    'Accounts Receivable'[Days Overdue] <= 30, "1-30",
    'Accounts Receivable'[Days Overdue] <= 60, "31-60",
    'Accounts Receivable'[Days Overdue] <= 90, "61-90",
    "90+"
)

Beides sind berechnete Spalten, keine Measures, weil die Klasse in einer Zeile oder Spalte der Matrix stehen muss und keinen Wert zusammenfasst. Sortieren Sie Aging Bucket nach einer eigenen Sortierspalte (Spaltentools > Nach Spalte sortieren), damit die Klassen von links nach rechts statt alphabetisch erscheinen. Setzen Sie dann eine feste Breite für die Klassenspalten der Matrix, damit sie gleichmäßig ausgerichtet sind. Siehe unseren Leitfaden zu festen Spaltenbreiten in Power BI.

Kreditoren-Fälligkeitsliste (Accounts Payable, A/P Aging)

Eine Kreditoren-Fälligkeitsliste ist dieselbe Idee von der anderen Seite: offene Lieferantenrechnungen, in dieselben Tage-Klassen gruppiert. Sie beantwortet, welche Verbindlichkeiten bei knappem Geld Vorrang haben und bei welchen Lieferanten ein Fälligkeitstermin naht, der eine Mahngebühr oder eine belastete Beziehung riskiert. In Power BI hat sie dieselbe Form wie die Debitoren-Liste: eine Matrix mit Lieferant in den Zeilen und denselben Klassenspalten. Sie baut auf einer Tabelle Accounts Payable auf und nutzt dasselbe Muster aus Days Overdue und Aging Bucket, nur mit dem Fälligkeitsdatum einer Lieferantenrechnung statt einer Kundenrechnung.

Reports für Planung und Bestand

Plan-Ist-Vergleich (und Abweichungsanalyse)

Ein Plan-Ist-Vergleich stellt einen geplanten oder prognostizierten Betrag dem tatsächlichen Ergebnis für dasselbe Konto und dieselbe Periode gegenüber. Er zeigt dann die Abweichung und die prozentuale Abweichung. Er beantwortet, wo Ausgaben oder Umsatz vom Plan abweichen und um wie viel. Die Abweichungsanalyse geht denselben Vergleich weiter: Sie zerlegt eine Abweichung in Komponenten wie Preis- und Mengenabweichung oder vergleicht das Ist mit einer Vorperiode statt mit dem Plan. In Power BI nutzen beide dieselbe Matrix: Konten in den Zeilen, Plan, Ist, Abweichung und Abweichung in % in den Spalten. Meist kommt eine bedingte Formatierung dazu, ein Symbol oder eine Farbskala in der Abweichungsspalte, damit alles über einem Schwellenwert auffällt.

Bestandsreport

Ein Bestandsreport fasst zusammen, was auf Lager liegt: Bestandsmenge, Kosten pro Einheit und wie schnell sich jeder Artikel umschlägt. Er beantwortet, was nachbestellt werden sollte, was Sie vor dem Veralten reduzieren sollten und wie viel Geld in Ware steckt, die sich nicht verkauft hat. In Power BI ist das eine Tabelle oder Matrix mit einer Zeile pro SKU und Spalten für Bestandsmenge, Stückkosten, Gesamtwert und ein Umschlags-Measure:

Inventory Turnover =
VAR UnitsSold = SUM('Sales'[Quantity])
VAR AvgOnHand = AVERAGE('Inventory'[QuantityOnHand])
RETURN
    DIVIDE(UnitsSold, AvgOnHand)

Ein niedriger Umschlagswert neben einem hohen Gesamtwert markiert Ware, die Sie prüfen sollten, ob durch Nachbestellen oder durch Reduzieren, bevor sie weiter altert.

Alle in einem Modell bauen

Die meisten dieser Reports ziehen ihre Daten aus denselben Tabellen: Hauptbuch, Kontenplan, Debitoren und Kreditoren, nur anders gefiltert oder geformt. Ein Modell, das alle unterstützt, statt eines eigenen Extrakts pro Report, macht es praktikabel, später eine neue Report-Art zu ergänzen, ohne neu anzufangen. Zum Modell selbst und zu den zentralen GuV-Measures lesen Sie unseren Leitfaden zu Finanzanalyse und Reporting. Den Schritt-für-Schritt-Aufbau in Power BI Desktop zeigt unser Leitfaden zum Erstellen eines Finanzreports.

Quellen

• Beginners' Guide to Financial Statements - U.S. Securities and Exchange Commission

• Sort One Column by Another Column in Power BI - Microsoft Learn