KPI-Reports: Definition und Beispiele

Ein KPI-Report ist ein Dokument oder Dashboard, das wenige KPIs neben dem Ziel zeigt, an dem sie gemessen werden. Er wird nach festem Zeitplan aktualisiert, damit ein Team auf einen Blick erkennt, ob es im Plan liegt. Von einem allgemeinen Business-Report unterscheidet ihn der Umfang: Ein KPI-Report verfolgt eine definierte Zahl, ein Ziel und einen Status, keine ausführliche Erzählung und keine Untersuchung. Der Rest dieses Beitrags zeigt, was in einen KPI-Report gehört, wie er sich von anderen Report-Formen unterscheidet und wie Sie ihn an einem Beispiel als Scorecard in Power BI Goals aufbauen.

Was ein KPI-Report enthält

Mindestens braucht ein KPI-Report:

• den aktuellen Wert jeder verfolgten Zahl.

• das Ziel, an dem dieser Wert gemessen wird.

• einen Status, der zeigt, ob der Wert im Plan liegt, gefährdet ist oder zurückliegt.

• einen Verlauf, der zeigt, wie sich der Wert über die Zeit entwickelt hat.

Eine Zahl ohne Ziel ist nur eine Zahl. Ein KPI-Report ist das, was aus einer Zahl wird, sobald ein Ziel, ein Status und ein Prüfrhythmus daran hängen.

Wie sich ein KPI-Report von anderen Report-Typen unterscheidet

Ein KPI-Report ist eine von mehreren Formen, die ein Unternehmen baut. Ein operativer Report zeigt dieselbe Zahl vielleicht ohne Ziel, stündlich aktualisiert, für ein Team, das noch am selben Tag handelt. Ein strategischer Report setzt vielleicht ein Ziel, prüft es aber quartalsweise, zusammen mit mehreren anderen Zahlen in einem erzählenden Dokument. Ein KPI-Report verbindet gezielt Wert, Ziel und Status und bleibt schmal genug, dass ein Leser ihn auf einem Bildschirm überblickt.

Die vollständige Aufschlüsselung der Report-Typen nach Publikum und Aktualisierungstakt finden Sie in unserem Leitfaden zu den 5 Arten von Reports für Business Analytics. Welche KPIs Sie verfolgen und wer jeden verantwortet, ist eine eigene Frage, die unser Leitfaden zum Aufbau einer Analytics-Strategie behandelt. Die gesamte Reporting-Kette, in die ein KPI-Report eingebettet ist, von der Datenerhebung bis zur Verteilung, beschreibt unser vollständiger Leitfaden zum BI-Reporting.

Ein durchgespieltes Beispiel: ein KPI-Report als Power-BI-Goals-Scorecard

Die dafür vorgesehene Funktion in Power BI heißt Goals und erscheint im Produkt als Scorecard: eine einzelne Seite, die jeden KPI mit aktuellem Wert, Ziel, Status und Verlauf auflistet. Das folgende Beispiel zeigt, wie Sie eine einrichten.

Was Sie vor dem Start brauchen

• Eine Power-BI-Pro-Lizenz, um zu erstellen, zu teilen und Check-ins hinzuzufügen.

• Die Rolle Admin, Member oder Contributor in dem Workspace, der die Scorecard enthalten soll.

• Build-Berechtigung für jedes Semantic Model, mit dem ein Goal verbunden ist.

• Für Betrachter ohne Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz muss der Workspace der Scorecard auf einer Fabric-Kapazität ab F64 (oder einer älteren Premium-P-Kapazität) liegen. Sonst braucht jeder Betrachter eine eigene Pro-Lizenz.

Die Scorecard aufbauen

Einen KPI-Report als Scorecard einzurichten, dauert fünf Schritte:

1. Scorecard erstellen. Wählen Sie im Power-BI-Service im Scorecards-Hub Neue Scorecard, benennen Sie sie und verschieben Sie sie dann aus Mein Workspace in den Workspace, den der Rest des Teams erreicht.

2. Für jeden KPI ein Goal anlegen. Wählen Sie Neues Goal und legen Sie einen Namen, einen oder mehrere Verantwortliche, einen aktuellen Wert (eine manuelle Zahl oder eine Verbindung zu einem vorhandenen Report-Visual), ein Endziel, einen Status sowie Start- und Fälligkeitsdatum fest.

3. Subgoals zusammenführen, wo sich ein KPI in Teile aufteilt. Zum Beispiel ein unternehmensweites Umsatz-Goal mit einem Subgoal je Region und SUM als Aggregation, sodass sich das übergeordnete Goal automatisch aktualisiert, wenn sich der Wert einer Region ändert. Das ist ein Beispiel: Aggregationstyp und Gruppierung hängen davon ab, wie die zugrunde liegende Zahl aufgebaut ist.

4. Den Status mit einer Regel automatisieren, statt ihn von Hand zu pflegen, damit sich das Goal selbst umfärbt, sobald die verbundenen Daten aktualisiert oder ein Check-in hinzugefügt wird.

5. Bei jedem Goal ohne Live-Verbindung einen Check-in erfassen mit Datum, Wert, Status und einer Notiz zum Grund, damit die Ursache einer Änderung später ohne Rekonstruktion sichtbar ist.

Rollups: ein übergeordnetes Goal aktuell halten, ohne Report-Verbindung

Der Wert eines Rollup-Subgoals fließt automatisch in das übergeordnete Goal ein. Er wird bei jeder Änderung eines Subgoal-Werts neu berechnet und führt einen eigenen Verlauf. Es gibt vier Aggregationstypen:

• SUM - addiert die Subgoal-Werte.

• AVERAGE - bildet den Durchschnitt der Subgoal-Werte.

• MIN - zeigt den niedrigsten Subgoal-Wert.

• MAX - zeigt den höchsten Subgoal-Wert.

Rollups funktionieren, egal ob die Subgoals darunter manuell oder verbunden sind. Ein übergeordnetes Goal bleibt also aktuell, auch wenn seine Teile aus verschiedenen Quellen stammen.

Check-ins: so wird ein manuelles Goal aktualisiert

Bei einem manuellen Goal ist der Check-in die einzige Möglichkeit, den Wert zu ändern: Datum wählen, Wert eingeben, Status wählen und optional eine Notiz hinzufügen. Bei einem verbundenen Goal können Sie im Check-in nur Datum und Status wählen. Das Datum übernimmt den Wert dieses Tages aus dem verbundenen Report, und der Wert selbst lässt sich nicht überschreiben.

Statusregeln: die Farbe automatisieren

Eine Statusregel löst eine Änderung aus, abhängig von einem Wert, einem Prozentsatz des erreichten Ziels, einem Datum oder einer Kombination der drei. Auf demselben Goal können mehrere Regeln laufen, die in einer Prioritätsreihenfolge ausgewertet werden, die Sie per Ziehen ändern können. Verbundene Goals werten ihre Regeln bei jeder Aktualisierung der Daten neu aus, manuelle Goals bei jedem Check-in.

Bekannte Grenzen

Eine Scorecard hat höchstens 1.000 Goals und höchstens vier Subgoal-Ebenen. Goals unterstützen weder Row-Level Security noch Bring-your-own-Key, lassen sich nicht im Web veröffentlichen und werden in Embedded Analytics und in einer Multi-Geo-Kapazität nicht unterstützt. Für den üblichen Fall einer KPI-Scorecard eines einzelnen Teams spielt davon nichts eine Rolle. Es zählt aber, wenn eine Scorecard im ganzen Unternehmen skalieren soll und Row-Level Security anderswo bereits eingerichtet ist.

Scorecard oder Tabelle und Matrix

Manche Teams bauen einen KPI-Report als einfache Tabelle statt mit Goals, besonders wenn alle Zahlen schon in einem Semantic Model liegen und niemand einen manuellen Check-in oder eine Notiz braucht. Ein Tabellen- oder Matrix-Visual in Power BI zeigt mit bedingter Formatierung einen aktuellen Wert neben einem Ziel. Die native Einstellung für feste Spaltenbreite hält die Spalten ausgerichtet, wenn der Report viele KPIs in Zeilen auflistet. Dieses Layout beschreibt unser Leitfaden zu festen Spaltenbreiten in Power-BI-Tabellen.

Was eine Tabelle von sich aus nicht kann, ist der Teil, den Goals ergänzt: geteilte Verantwortung je Goal, eine Check-in-Historie mit Notizen und automatische Statusregeln, die kein DAX-Measure brauchen.

FAQs

Wie oft sollte ich KPI-Reports erstellen?

Richten Sie den Takt danach, wie schnell sich die Zahl bewegt und wie oft eine Entscheidung davon abhängt: operative KPIs täglich oder wöchentlich prüfen, strategische monatlich oder quartalsweise. In einer Power-BI-Goals-Scorecard steuert die Einstellung für den Tracking-Zyklus eines Goals das Intervall, mit dem der Trend unter seinem Wert berechnet wird. Das ist unabhängig davon, wie oft das zugrunde liegende Semantic Model aktualisiert wird.

Was tue ich, wenn meine KPIs die Ziele nicht erreichen?

Prüfen Sie zuerst die Check-in-Notizen und den Verlauf der Statusregeln. Eine Notiz am Check-in hält den Grund fest, als sich der Status geändert hat, sodass ihn später niemand rekonstruieren muss. Gehen Sie dann die Schritte zu KPI-Auswahl und Verantwortung in unserem Leitfaden zur Analytics-Strategie durch und entscheiden Sie, ob das Ziel, der Verantwortliche oder der zugrunde liegende Prozess angepasst werden muss.

Quellen

• Get started with goals in Power BI - Microsoft Learn

• Create scorecards and manual goals - Microsoft Learn

• Stay on top of your goals in Power BI - Microsoft Learn

• Create subgoals in the Power BI service - Microsoft Learn

• Automate status rules for goals in Power BI - Microsoft Learn