Power BI Report Builder: Was er kann und wann Sie ihn nutzen

Power BI Report Builder ist eine kostenlose, eigenständige Microsoft-Anwendung für Paginated Reports: pixelgenaue, druckfertige Reports, die jede Zeile einer Tabelle über so viele Seiten wie nötig zeigen. Sie wird getrennt von Power BI Desktop installiert, und zum Herunterladen und Erstellen von Reports ist keine Power-BI-Lizenz nötig. Eine Power-BI-Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz brauchen Sie erst, wenn Sie den fertigen Report in einen gemeinsamen Workspace veröffentlichen wollen, statt ihn im eigenen zu behalten.

Power BI Report Builder im Überblick

Was ist Power BI Report Builder?

Ein Standard-Power-BI-Report ist für interaktives Erkunden gebaut: Sie filtern, drillen und fahren auf dem Bildschirm über Visuals, und das Visual fasst die Daten dahinter zusammen. Ein Paginated Report ist dagegen für Druck und formelle Verteilung gebaut. Er gibt jede Zeile der zugrunde liegenden Daten in einem festen Layout aus, aufgeteilt auf Seiten wie ein gedrucktes Dokument, und sieht bei jedem Öffnen gleich aus. Was ein Paginated Report enthält und wann er sich statt eines Standard-Reports lohnt, lesen Sie in unserem Leitfaden zu paginierten Power-BI-Reports.

Damit eignet sich Report Builder gut für Jahresabschlüsse, Rechnungen und andere operative Reports, die eine Compliance-Abteilung oder ein Prüfer vollständig sehen will, nicht zusammengefasst. Die Parameter von Report Builder sind nicht dieselbe Funktion wie Feldparameter in Power BI Desktop, mit denen ein Report-Leser wechselt, welches Measure oder welche Spalte ein Visual zeigt. Ein Parameter in Report Builder filtert, welche Zeilen ein Paginated Report enthält.

Die wichtigsten Funktionen von Power BI Report Builder

• Drag-and-drop-Designwerkzeuge. Assistenten für Tabellen, Matrizen und Diagramme decken die meisten Layouts ab. Ein eigener Karten-Assistent unterstützt geografische Daten aus SQL-Geodatenspalten, ESRI-Shapefiles oder Bing-Kartenkacheln.

• Pixelgenaue Layouts. Jedes Element sitzt an einer exakten Position auf der Seite. Das ist wichtig, wenn ein Report zu einer Unternehmensvorlage oder einem Behördenformular passen muss.

• Parameter für dynamisches Filtern. Betrachter können die Daten zur Laufzeit über Parameter filtern, die Sie definieren. Ein Parameter kann mehrere Werte oder einen leeren Wert zulassen, aber nicht gleichzeitig Mehrfachwerte und Null.

• Export nach PDF, Excel, Word, CSV, XML, MHTML oder als Webansicht. So teilen Sie einen fertigen Report auch mit Personen ganz ohne Power-BI-Lizenz.

• Viele Datenquellen. SQL Server, Oracle, Azure SQL, Analysis Services, OData-Feeds und Power-BI-Semantic-Models lassen sich direkt verbinden.

• Zeitgesteuerte Zustellung. Ist ein Report veröffentlicht, kann ein E-Mail-Abonnement ihn automatisch versenden, und er kann über eine Deployment Pipeline von einem Dev-Workspace über Test nach Produktion wandern.

• Gruppieren, Sortieren und Ausdrücke. Sie können Daten gruppieren, filtern, sortieren und Berechnungen direkt im Report-Design ergänzen.

Vorteile von Power BI Report Builder

Jede Zeile, über so viele Seiten wie nötig

Ein Paginated Report fasst nicht zusammen und kürzt nicht. Hat eine Tabelle zehntausend Zeilen, erscheinen alle zehntausend, auf Seiten verteilt, statt in einem einzigen Visual gescrollt zu werden. Das passt zu einem Prüfpfad, einer vollständigen Buchungsliste oder allem anderen, das jede Zeile zeigen muss und keine Zusammenfassung.

Druckfertig und auch außerhalb von Power BI teilbar

Ein Paginated Report lässt sich direkt nach PDF, Word, Excel, CSV, XML, MHTML oder als einfache Webansicht exportieren, sodass Sie ihn jemandem ganz ohne Power-BI-Lizenz geben können. Eine Finanzabteilung, die für ein Audit ein signiertes PDF braucht, oder ein Kunde, der nur eine Excel-Datei will, bekommt beides, ohne Power BI zu öffnen.

Einheitliche Formatierung im ganzen Unternehmen

Ein Paginated Report behält bei jeder Ausgabe dasselbe Layout, dieselben Schriftarten und dieselbe Struktur. Das lässt sich in einem interaktiven Report schwerer garantieren, in dem ein Betrachter Visuals auf der Seite vergrößern oder verschieben kann. Wenn Sie sich auf wenige Vorlagen für Paginated Reports festlegen, bleibt die Ausgabe über Teams hinweg einheitlich, die regelmäßig ähnliche Reports erstellen, etwa monatliche Jahresabschlüsse oder Projekt-Reports für Kunden.

So nutzen Sie Power BI Report Builder

Einen Paginated Report in Power BI Report Builder zu erstellen, umfasst mehrere Schritte.

Schritt 1: Herunterladen und installieren

Power BI Report Builder wird getrennt von Power BI Desktop aus dem Microsoft Download Center installiert. Zum Herunterladen und Installieren sind weder eine Anmeldung noch eine Power-BI-Lizenz nötig. Report Builder läuft auf Azure Virtual Desktop und Windows 365, aber Microsoft unterstützt nicht, ihn als virtualisierte App über ein System wie Citrix zu betreiben.

• Laden Sie ihn aus dem Microsoft Download Center herunter.

• Installieren Sie ihn auf Ihrem Computer und folgen Sie den Anweisungen.

Schritt 2: Die Datenquelle verbinden

Öffnen Sie Power BI Report Builder, wählen Sie Neu und dann Leerer Report. Verbinden Sie Ihre Datenquelle, zum Beispiel SQL Server, Azure SQL oder ein Power-BI-Semantic-Model, indem Sie im Menü Datenquellen wählen.

Schritt 3: Den Report gestalten

Legen Sie den Report mit der Drag-and-drop-Oberfläche an:

• Fügen Sie Tabellen oder Matrizen hinzu, um detaillierte Daten anzuzeigen.

• Nutzen Sie den Diagramm-Assistenten für visuelle Zusammenfassungen oder den Karten-Assistenten für geografische Daten aus SQL-Geodatenspalten, ESRI-Shapefiles oder Bing-Kartenkacheln.

• Fügen Sie Textfelder für Titel, Kopfzeilen, Fußzeilen und Beschreibungen hinzu.

• Ergänzen Sie im Bereich Parameter Parameter für die Filterung zur Laufzeit. Denken Sie daran, dass ein einzelner Parameter Mehrfachwerte oder Null zulassen kann, aber nicht beides.

Schritt 4: Den Report in der Vorschau prüfen

Bevor Sie den Report abschließen:

• Prüfen Sie in der Vorschau, wie der Report ausgegeben wird.

• Kontrollieren Sie, dass jedes Element richtig formatiert und positioniert ist.

Schritt 5: Den Report veröffentlichen

Sind Sie mit dem Design zufrieden:

• Speichern Sie den Report lokal.

• Veröffentlichen Sie ihn im Power-BI-Service und wählen Sie den Workspace.

• Legen Sie Berechtigungen fest, damit die richtigen Personen den Report ansehen oder damit arbeiten können.

Für das Veröffentlichen gelten dieselben Lizenzregeln wie für jeden anderen Power-BI-Report. Mit einer kostenlosen Lizenz können Sie einen Paginated Report nur in „Mein Workspace“ veröffentlichen. Für jeden anderen Workspace brauchen Sie eine Power-BI-Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz sowie die Rolle „Mitwirkender“ im Workspace und die Berechtigung „Erstellen“ für das Semantic Model, mit dem der Report verbunden ist.

Best Practices für Power BI Report Builder

So holen Sie das Meiste aus Power BI Report Builder heraus:

Klare Ziele festlegen

Legen Sie vor einem neuen Report seinen Zweck klar fest: welche Informationen er vermitteln soll und wer die Zielgruppe ist.

Datenabfragen optimieren

Prüfen Sie, dass die Abfragen hinter Ihrem Report effizient sind. Langsame Abfragen bedeuten langsames Laden, und das fällt bei einem Paginated Report stärker ins Gewicht als bei einem interaktiven, weil jede Zeile auf einmal ausgegeben wird statt bei Bedarf geladen.

Formatierung einheitlich halten

Nutzen Sie in Ihren Paginated Reports wenige, einheitliche Schriftarten, Farben und Layouts, abgestimmt auf das Branding Ihres Unternehmens. Einheitlichkeit macht Reports leichter lesbar und leichter zu pflegen.

Reports regelmäßig prüfen

Prüfen Sie bestehende Reports nach einem festen Plan. Ändern sich die Anforderungen des Geschäfts, sollten sich auch die Daten und das Layout eines Reports ändern.

Häufige Herausforderungen mit Power BI Report Builder

Bei der Arbeit mit Power BI Report Builder können einige Herausforderungen auftreten.

Lernkurve

Wer mit Reporting-Werkzeugen oder SQL-Abfragen nicht vertraut ist, hat anfangs eine Lernkurve.

Lösung: Starten Sie mit einem der Beispiel-Reports von Microsoft für Paginated Reports statt mit einem leeren Report, damit das grundlegende Layout schon steht, bevor Sie erweiterte Funktionen anfassen.

Aufwendige Konfiguration

Ein komplexer Paginated Report kann anfangs entmutigend wirken, weil die Entwurfsoberfläche so detailliert ist.

Lösung: Bauen Sie zuerst einen Report mit einer einzigen Tabelle ohne Parameter, ergänzen Sie dann einen Parameter und dann einen Unterreport.

Fazit

Power BI Report Builder ist das richtige Werkzeug, wenn ein Report vollständige Daten Seite für Seite zeigen soll statt eines zusammengefassten Visuals: Jahresabschlüsse, Rechnungen und andere formelle Dokumente, die bei jedem Druck gleich aussehen müssen. Der Download ist kostenlos, und er verbindet sich mit denselben Datenquellen wie der Rest von Power BI. Kosten spielen nur beim Veröffentlichen eine Rolle: Mit einer kostenlosen Lizenz bleibt der Report in „Mein Workspace“, und eine Power-BI-Pro- oder PPU-Lizenz brauchen Sie, um ihn breiter zu teilen. Welche Lizenz zu Ihrem Team passt, lesen Sie in unserem Leitfaden zur Power-BI-Lizenzierung, und wie sich die Veröffentlichungsoptionen auf Workspace-Ebene unterscheiden, im Leitfaden zur Power-BI-Premium-Kapazität.

Quellen

• Report Builder in Power BI - Microsoft Learn