Was sind Power BI Paginated Reports?

Power BI Paginated Reports sind pixelgenaue, druckfertige Reports, die Sie im Power BI Report Builder bauen. Sie sind für mehrseitige Dokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge und Meldungen an Aufsichtsbehörden gedacht, nicht für interaktive Dashboards. Ein Paginated Report wird auf dem Bildschirm, als PDF und auf Papier gleich dargestellt, was ein Standard-Power-BI-Report nicht garantiert.

Paginated Reports vs. Standard-Power-BI-Reports

Ein Standard-Power-BI-Report ist für interaktives Erkunden gebaut: auf dem Bildschirm slicen, filtern und in Visuals hineinbohren. Ein Paginated Report ist für ein festes, formatiertes Dokument gebaut, das sich über mehrere Seiten erstreckt und sein Layout behält, egal wie es dargestellt oder gedruckt wird. Nutzen Sie einen Paginated Report, wenn das Ergebnis selbst das Liefergut ist und nicht das Erkunden.

Wer Paginated Reports veröffentlichen und ansehen kann

Ob jemand einen Paginated Report veröffentlichen und ansehen kann, hängt vom Lizenztyp und von der Kapazität des Workspace ab:

• Free-Nutzer können einen Paginated Report nur in ihren eigenen Workspace „Mein Workspace“ veröffentlichen.

• Nutzer mit Pro oder Premium Per User (PPU) können in einen gemeinsamen Workspace veröffentlichen.

• Betrachter brauchen ebenfalls eine Pro- oder PPU-Lizenz, es sei denn, der Workspace liegt auf einer Fabric-Kapazität ab F64 oder auf einer Premium-P-Kapazität.

Was jede Stufe enthält und kostet, behandeln unsere Leitfäden zur Power BI Premium Capacity und zu den Power-BI-Lizenzkosten.

Wichtige Funktionen

• Detaillierte Datendarstellung. Tabellen, Diagramme und andere Elemente können sich über mehrere Seiten erstrecken, passend für Jahresabschlüsse, Rechnungen und operative Reports.

• Anpassbare Layouts. Volle Kontrolle über Ränder, Kopf- und Fußzeilen und Seitengröße im Power BI Report Builder.

• Parameter. Leser können den Report dynamisch filtern, während das Layout fest bleibt.

• Mehrere Exportformate. Export als PDF, Word, Excel oder CSV.

• Integration in den Power BI Service. Veröffentlichen und verwalten Sie Paginated Reports neben normalen Reports und Dashboards.

• Konsistente Darstellung. Die Formatierung bleibt auf Bildschirm, PDF und Papier gleich, deshalb eignen sich Paginated Reports für Compliance und Prüfungen.

• Nutzt bestehende Datasets. Ein Paginated Report kann sich mit einem Dataset verbinden, das schon im Power BI Service veröffentlicht ist, oder direkt mit SQL Server oder Azure SQL Database, einschließlich aller dort definierten Row-Level Security.

• Größere Reichweite. Ein Paginated Report kann mit Personen geteilt werden, die keine Lizenz für Power-BI-Dashboards oder -Reports haben, weil er als Dokument zugestellt wird.

So erstellen Sie einen Paginated Report

1. Installieren Sie den Power BI Report Builder, einen kostenlosen, eigenständigen Download von Microsoft.

2. Verbinden Sie sich mit einer Datenquelle, etwa SQL Server, Azure SQL Database oder einem Dataset, das schon im Power BI Service veröffentlicht ist.

3. Gestalten Sie das Layout auf der Drag-and-drop-Fläche des Report Builders: Fügen Sie Tabellen oder Matrizen für Detaildaten hinzu, Diagramme, wo sie nützen, Textfelder für Titel und Kopfzeilen und Parameter für dynamisches Filtern.

4. Sehen Sie sich den Report in der Vorschau an und veröffentlichen Sie ihn dann in einem Workspace im Power BI Service.

Den vollständigen Rundgang durch die Oberfläche des Report Builders finden Sie in unserem Leitfaden zum Power BI Report Builder.

Best Practices für Paginated Reports

• Legen Sie Zweck und Zielgruppe des Reports fest, bevor Sie mit dem Design beginnen.

• Optimieren Sie die zugrunde liegenden Abfragen. Eine langsame Abfrage ergibt einen langsamen Report, egal wie das Layout aussieht.

• Halten Sie die Formatierung über Reports hinweg einheitlich: dieselben Schriften, Farben und Layout-Konventionen.

• Prüfen Sie Reports in festen Abständen und passen Sie sie an, wenn sich Quelldaten oder Anforderungen ändern.

Häufige Herausforderungen

• Die Einrichtung wirkt zunächst komplex. Beginnen Sie mit einem kleinen Dataset und einem einfachen Layout, bevor Sie Parameter und mehrere Seiten hinzufügen.

• Nutzer sind interaktive Dashboards gewohnt. Zeigen Sie, wie ein Paginated Report ein Dashboard ergänzt, statt es zu ersetzen: eines zum Erkunden, eines für das feste Dokument, das ein Stakeholder ablegen oder drucken muss.

FAQs

Was ist der Unterschied zwischen einem Paginated Report und einem Standard-Power-BI-Report?

Ein Standard-Power-BI-Report ist interaktiv und zum Erkunden von Daten auf dem Bildschirm gebaut. Ein Paginated Report ist ein festes, formatiertes Dokument, das auf dem Bildschirm, als PDF und auf Papier identisch dargestellt wird.

Brauche ich den Power BI Report Builder, um einen Paginated Report zu erstellen?

Ja. Der Report Builder ist das Design-Tool für Paginated Reports und ein kostenloser Download von Microsoft.

Kann ein kostenloser Power-BI-Nutzer einen Paginated Report ansehen?

Nur wenn er im eigenen Workspace „Mein Workspace“ dieses Nutzers veröffentlicht ist oder in einem gemeinsamen Workspace auf einer Fabric-Kapazität ab F64 oder einer Premium-P-Kapazität. Sonst braucht der Betrachter eine Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz.

Quellen

• Paginated reports in Power BI - Microsoft Learn

• Power BI license types - Microsoft Learn