Dashboard erstellen: So führt es zu besseren Entscheidungen

So erstellen Sie ein Dashboard, das zu besseren Entscheidungen führt: Gehen Sie von der Zielgruppe und der Frage aus, die das Dashboard beantworten soll, nicht von den Diagrammen, die Sie bauen möchten. Die Erstellung folgt einer festen Reihenfolge: Sie klären, für wen das Dashboard ist und welches Problem es löst, skizzieren das Layout, bauen es, testen es und geben den Zahlen Kontext, bevor jemand anderes sie sieht.

Dieser Beitrag behandelt den Prozess von Anfang bis Ende. Zu Größe, Layout-Raster und Formatierung beim Bauen lesen Sie unseren Begleitbeitrag zu Dashboard-Layout und Formatierung.

Schritt 1 der Dashboard-Erstellung: Zielgruppe und Frage klären

Beantworten Sie zwei Fragen, bevor Sie ein Tool öffnen:

• Für wen ist das Dashboard?

• Welches Geschäftsproblem soll es lösen?

Ein Dashboard für einen CEO muss nicht zeigen, welcher Account Manager im letzten Quartal den meisten Umsatz gebracht hat. Es braucht einen Überblick über Umsatz, Profitabilität, Marktanteil und andere Zahlen, die eine Führungskraft in wenigen Sekunden erfasst. Ein Dashboard für ein Customer-Success-Team braucht das Gegenteil: NPS, Kundenbindung und Kohortenverhalten, bezogen auf einzelne Konten.

Wenn Sie aus dem Auftrag nicht erkennen, wer die Zielgruppe ist, fragen Sie nach. Wer baut, bevor die Zielgruppe feststeht, verschwendet Stunden und liefert oft ein Dashboard, das niemand nutzt.

Die zweite Frage, das Geschäftsproblem, bestimmt, wie das Dashboard funktionieren muss, nicht nur, was es zeigt. Braucht die Zielgruppe Detaildaten, planen Sie einen Drilldown ein, damit sie von einer Summe zu den Zeilen dahinter gelangt. Braucht sie eine feste Antwort auf eine feste Frage, halten Sie das Dashboard einfach: eine Handvoll Karten und ein oder zwei Diagramme, nichts zum Anklicken.

Mit diesen zwei Antworten vor dem Bauen ist der schwierigste Teil erledigt. Alles danach ist Umsetzung: skizzieren, bauen, prüfen und veröffentlichen, in dieser Reihenfolge. Genau das behandelt der Rest dieses Beitrags.

Skizzieren Sie das Dashboard, bevor Sie bauen

Ein Wireframe ist ein grober Entwurf des Dashboards: welches Diagramm wohin kommt und wie die Teile zusammenhängen. Wenn Sie ihn anlegen, bevor Sie ein BI-Tool öffnen, sparen Sie Nacharbeit. Eine Box auf Papier zu verschieben ist viel billiger, als ein fertiges Visual umzubauen.

Ein brauchbarer Wireframe enthält:

• die KPIs und Messgrößen, die zur Anforderung des Fachbereichs passen.

• den Diagrammtyp jedes Visuals (Balken, Linie, Karte, Tabelle) und warum er zu den Daten passt.

• wie die Elemente zusammenwirken, zum Beispiel ein Filter in einem Diagramm, der ein anderes aktualisiert.

• Hinweise zu Datenquellen und Annahmen.

Ein Whiteboard, Figma, PowerPoint oder einfaches Papier reichen. Das Tool ist egal. Wichtig ist, dass die Person, die das Dashboard angefordert hat, eine grobe Version sieht, bevor Sie etwas bauen. So kann sie noch Dinge verschieben, solange das nichts kostet. Sehen Sie ihr Feedback zum Wireframe als die eigentliche Anforderungsaufnahme, nicht als Formalität vor der „echten“ Arbeit.

Bauen Sie es in Power BI

Steht der Wireframe, folgt der Aufbau in Power BI Desktop einer festen Reihenfolge:

1. Daten verbinden. Start > Daten abrufen, dann den Connector für Ihre Quelle wählen (eine Datenbank, eine Excel-Datei, eine SharePoint-Liste oder ein Fabric Lakehouse).

2. Modell formen. Legen Sie Beziehungen zwischen Tabellen fest, markieren Sie eine Datumstabelle und entfernen Sie Spalten, die das Dashboard nicht braucht. Ein Modell, das auf die Fragen des Dashboards zugeschnitten ist, ist schneller und leichter zu pflegen als eines, das nur die Quelltabellen spiegelt. Brauchen mehrere Reports dieselben Zahlen, bauen Sie das Modell einmal als gemeinsames Semantic Model, statt es in jedem Report neu zu bauen.

3. Measures schreiben. Jeder KPI aus dem Wireframe wird ein DAX-Measure, keine rohe Spalte. Ein einfaches Beispiel:

Total Revenue = SUM ( Sales[Revenue] )

Revenue vs Prior Quarter =
VAR CurrentRevenue = [Total Revenue]
VAR PriorRevenue =
    CALCULATE ( [Total Revenue], DATEADD ( 'Date'[Date], -1, QUARTER ) )
RETURN
    DIVIDE ( CurrentRevenue - PriorRevenue, PriorRevenue )

Unser DAX-Leitfaden zeigt ausführlicher, wie Sie solche Measures schreiben.

1. Visuals nach dem Wireframe anordnen. Setzen Sie die wichtigsten Zahlen dorthin, wo die Zielgruppe zuerst hinschaut. Wie Sie diese Reihenfolge, die Seitengröße und eine einheitliche Formatierung festlegen, steht in Dashboard-Layout und Formatierung.

2. Veröffentlichen. Datei > Veröffentlichen > In Power BI veröffentlichen, oder Veröffentlichen im Menüband Start, und wählen Sie den Workspace, auf den die Zielgruppe Zugriff hat. Für einen gemeinsamen Workspace brauchen Sie eine Power-BI-Pro- oder Premium-Per-User-Lizenz (PPU).

3. Teilen. Für eine große Zielgruppe erstellen Sie aus dem Workspace eine App (App erstellen in der Listenansicht des Workspace), statt direkten Zugriff auf den Workspace zu geben. Eine App gibt Lesezugriff, ohne das zugrunde liegende Modell zur Bearbeitung freizugeben.

Ein Power-BI-Report, den Sie in Desktop bauen, ist nicht dasselbe Objekt wie ein Power-BI-Dashboard. Ein Dashboard ist eine einzelne Seite mit Kacheln aus einem oder mehreren Reports, entsteht nur im Service und filtert nicht selbst. Meist meint „ein Dashboard erstellen“ einen Report mit einer Dashboard-artigen Einzelseite. Der Begriff wird in der Branche locker verwendet, und dieser Beitrag nutzt ihn ebenso. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Dashboard in Power BI führt genauer durch den Aufbau in Desktop.

Prüfen und testen Sie vor dem Veröffentlichen

Ein Dashboard, das richtig aussieht und es nicht ist, ist schlimmer als eines, dem man ansieht, dass es unfertig ist. Eine falsche Zahl, die gepflegt wirkt, wird nämlich geglaubt. Bevor Sie es teilen:

• Prüfen Sie die Gesamtsummen direkt gegen das Quellsystem, nicht gegen einen anderen Report, der denselben Fehler haben könnte.

• Klicken Sie jeden Filter und Slicer durch und prüfen Sie, ob die Visuals wie erwartet reagieren.

• Prüfen Sie, dass die Aktualisierung wirklich läuft und das Dashboard aktuelle Daten zeigt, nicht den Stand vom Bau.

• Öffnen Sie es in der Bildschirmgröße, die die Zielgruppe tatsächlich nutzt, auch mobil, falls dort geschaut wird.

• Lassen Sie eine zweite Person, am besten jemand, der nicht am Bau beteiligt war, es durchklicken, bevor die Zielgruppe es tut. Ein zweites Augenpaar findet defekte Interaktionen und unklare Beschriftungen, die dem Ersteller nicht mehr auffallen.

Besonders die Formatierung kann beim Veröffentlichen kaputtgehen, auch wenn sie im Build-Tool richtig aussah. Behandeln Sie diesen Schritt deshalb als Pflicht, nicht als optionales Aufräumen.

Geben Sie den Zahlen Kontext

Eine nackte Zahl sagt selten etwas. Zeigt ein Dashboard 1.534 Neukunden im letzten Quartal, klingt das gut, bis man erfährt, dass es im Vorquartal 2.235 waren, ein Rückgang von 31 %. Kontext, meist ein Vergleich mit einer Vorperiode, einem Ziel oder einem Benchmark, macht aus einer Zahl etwas, worauf ein Leser reagieren kann. Jeder KPI im Dashboard sollte neben einem Vergleich stehen, nicht allein.

Machen Sie es interaktiv, wo es hilft

Interaktivität, also Filter, Slicer, Drilldown und Cross-Filtering zwischen Diagrammen, lässt Leser die Daten erkunden, statt ein festes Bild zu lesen. Das hilft, wenn die Zielgruppe ihre Anschlussfragen selbst beantworten soll. Es stört, wenn die Zielgruppe schnell eine feste Antwort will: Zusätzliche Filter bedeuten dann nur mehr Klicks bis zur Zahl. Entscheiden Sie das anhand der Frage der Zielgruppe aus dem ersten Abschnitt, nicht aus Gewohnheit.

Manchmal soll dasselbe Dashboard mehr als eine feste Ansicht bieten, zum Beispiel eine Monatsansicht und eine Ansicht seit Jahresbeginn mit denselben Diagrammen. Entscheiden Sie, ob Sie das besser mit Filtern lösen, die der Leser steuert, oder mit wenigen gespeicherten Zuständen, zwischen denen er per Klick wechselt. Fügen Sie in beiden Fällen kein Bedienelement hinzu, nur weil das Tool es leicht macht. Jeder zusätzliche Filter ist etwas, das die Zielgruppe verstehen muss, bevor sie die gesuchte Zahl erreicht.

Wie das je nach Anwendungsfall aussieht

Derselbe Prozess führt je nach Zielgruppe zu unterschiedlich aussehenden Dashboards:

• Ein Kundenservice-Dashboard zeigt Health Score, NPS, Ticketvolumen, Lösungszeit sowie Abwanderung oder Verlängerung. Es ist für das CX-Team gebaut.

• Ein Kampagnen-Dashboard zeigt Conversion Rate, Klickrate, Engagement und A/B-Test-Ergebnisse. Es ist für ein Marketingteam gebaut.

• Ein KPI-Dashboard für das Management zeigt Umsatz gegenüber Ziel, Kundengewinnung, Umsatz pro Kunde und Customer Lifetime Value. Es ist für Führungskräfte gebaut, die die Kernaussage auf einen Blick wollen.

Weitere Beispiele und wofür jeder Typ gebaut ist, finden Sie in unserer Übersicht der Dashboard-Typen.

Häufige Fehler

• Das Dashboard überladen. Wer jede verfügbare Größe hineinpackt, macht es schwerer, die eine wichtige zu finden. Zeigen Sie nur, was die Frage der Zielgruppe wirklich braucht.

• Die Prüfung überspringen. Die Formatierung kann beim Veröffentlichen brechen, und Zahlen können falsch sein, obwohl das Layout stimmt. Planen Sie Zeit ein, das Dashboard vor dem Teilen gegen die Quelldaten zu testen.

• Mobil ignorieren. Wenn die Zielgruppe das Dashboard auf Smartphone oder Tablet öffnet, gestalten oder testen Sie ein mobiles Layout. Es nachträglich einzubauen ist mehr Arbeit, als es von Anfang an einzuplanen.

• Bauen, bevor Zielgruppe und Frage feststehen. Am schnellsten arbeiten Sie doppelt, wenn Sie auf eine Annahme statt auf die Antwort auf die zwei Fragen aus dem ersten Abschnitt dieses Beitrags bauen.

• Kein Verantwortlicher nach dem Start. Jemand muss das Dashboard reparieren, wenn die Quelldaten ihre Struktur ändern, eine Spalte umbenannt wird oder eine neue Region dazukommt. Legen Sie fest, wer das ist, bevor Sie veröffentlichen, nicht erst nach der ersten Panne.

FAQs

Wie lange dauert es, ein Dashboard zu bauen?

Es gibt keine feste Dauer. Sie hängt davon ab, wie viele Datenquellen es speisen, ob schon ein brauchbares Datenmodell existiert und wie viele Abstimmungsrunden Wireframe und Entwurf bis zur Freigabe durchlaufen. Ein Dashboard auf einem sauberen, bestehenden Modell kann Stunden dauern. Eines, das neue Datenanbindungen und ein neues Modell braucht, dauert länger. Auch die Prüfung aus diesem Beitrag gehört zur Dauer, sie wird nicht erst nach der „echten“ Arbeit dazwischengeschoben.

Was ist der Unterschied zwischen Dashboard und Report?

In Power BI ist ein Report die mehrseitige Datei, die Sie in Desktop bauen. Ein Dashboard ist eine einzelne Seite mit Kacheln aus einem oder mehreren Reports, entsteht nur im Power-BI-Service und filtert nicht selbst. Außerhalb von Power BI, und oft auch darin, steht „Dashboard“ lockerer für jede einseitige Übersicht. So nutzt dieser Beitrag den Begriff.

Mit welchen Tools kann ich ein Dashboard bauen?

Power BI, Tableau, Looker und Tabellenprogramme wie Excel oder Google Sheets können alle Dashboards bauen. Der Prozess in diesem Beitrag gilt unabhängig vom Tool: Zielgruppe klären, skizzieren, bauen, Kontext ergänzen, testen. Wir zeigen die Schritte in Power BI, weil wir damit arbeiten.

Soll ich den Wireframe vor dem Bauen freigeben lassen?

Ja, wenn die Anfrage von jemand anderem kommt. Ein Wireframe lässt sich billig ändern, ein fertiges Dashboard nicht. Wer sich vor dem Bauen auf Layout und Messgrößen einigt, vermeidet Nacharbeit, wenn die Zielgruppe eine Version sieht, die sie so nicht bestellt hat.

Quellen

• Publish from Power BI Desktop - Microsoft Learn

• Get started with Power BI Desktop - Microsoft Learn

• Publish an app in Power BI - Microsoft Learn

• Intro to dashboards for Power BI designers - Microsoft Learn