Data Reporting: Was es ist und wie Sie Reports erstellen

Data Reporting ist der Vorgang, Daten zu erheben, zu verarbeiten und in strukturierter Form darzustellen, damit ein Beteiligter darauf handeln kann, ohne diese Arbeit selbst zu machen. Ein Data Report kann eine einzelne Tabelle, ein Dashboard oder ein geplanter Export sein. Das Format ist weniger wichtig als die Frage, ob er eine bestimmte Frage beantwortet.

Was ein Data Report wirklich braucht

Ein brauchbarer Data Report beruht auf drei Schritten, die in dieser Reihenfolge erfolgen. Die ersten beiden zu überspringen und gleich ein Diagramm zu bauen, ist der häufigste Grund, warum ein Report gebaut und dann ignoriert wird.

1. Erhebung. Holen Sie die Daten aus ihrer Quelle: einer Datenbank, einem CRM, einem ERP-System oder einer API. Der Report ist nur so verlässlich wie dieser Schritt.

2. Verarbeitung. Bereinigen und formen Sie die Daten: Duplikate entfernen, Datentypen korrigieren und sie zu einer Struktur verbinden, die die Fragen des Reports unterstützt.

3. Analyse und Darstellung. Machen Sie aus den verarbeiteten Daten ein Diagramm, eine Tabelle oder eine KPI-Karte, die die Antwort nennt, statt den Leser rechnen zu lassen.

Fünf Arten von Data Reports und wie Sie jede in Power BI bauen

Die meisten Reports kombinieren zwei oder drei davon auf einer Seite: oben eine deskriptive Zusammenfassung, darunter ein diagnostischer Drillthrough und eine präskriptive Markierung bei allem, was Aufmerksamkeit braucht.

Ein durchgespieltes Beispiel: ein Vertriebsreport in Power BI

Angenommen, die Frage lautet: „Wie liegt jede Region in diesem Quartal gegenüber ihrem Umsatzziel?“ Beginnen Sie mit zwei Measures:

Total Sales = SUM(Sales[Amount])
Sales vs Target % = DIVIDE([Total Sales], [Target Sales])

DIVIDE liefert einen leeren Wert statt eines Fehlers, wenn für eine Region noch kein Ziel gesetzt ist. So bricht das Visual bei unvollständigen Daten nicht.

Legen Sie Total Sales und Sales vs Target % in eine Matrix mit Region in den Zeilen. Aktivieren Sie in der Matrix die native Einstellung für feste Spaltenbreite, damit die Prozentspalte nicht ihre Größe ändert, wenn sich die Länge der Regionsnamen ändert. Fügen Sie auf Sales vs Target % bedingte Formatierung hinzu, sodass alles unter 90 % rot erscheint. Diese eine Matrix beantwortet nun die deskriptive Frage (was verkauft wurde) und die präskriptive Frage (welche Regionen Aufmerksamkeit brauchen) auf einer Seite. Wie Sie eine ganze Seite um ein solches Visual herum anlegen, zeigt unser Dashboard-Leitfaden.

Auswählen, worüber Sie berichten

Gehen Sie von der Entscheidung aus, die der Report unterstützen soll, nicht von den Daten, die zufällig vorhanden sind. Ein Report, der entsteht, indem man jede Spalte einer Tabelle aufführt, wird meist einmal geöffnet und dann ignoriert. Ein Report, der die Frage „Sollen wir diese SKU nachbestellen“ oder „Welcher Vertriebsmitarbeiter braucht als Nächstes Coaching“ beantwortet, wird jede Woche genutzt, weil der Leser rohe Zahlen nicht erst in eine Handlung übersetzen muss.

Reports nutzbar halten

• Halten Sie ihn einfach. Zeigen Sie die KPIs, die die Entscheidung braucht, nicht jeden KPI, den die Daten hergeben.

• Nutzen Sie einheitliche Formate. Dieselbe Farbe, dasselbe Datumsformat und dasselbe Layout über Reports hinweg verkürzen die Zeit, die man braucht, um einen neuen zu lesen.

• Aktualisieren Sie nach Zeitplan. Einem Report mit bekannter Aktualisierungszeit wird vertraut. Ein Report mit unbekannter Aktualisierungszeit wird gegen eine andere Quelle gegengeprüft, was den Sinn seines Baus zunichtemacht.

• Geben Sie Kontext, nicht nur Zahlen. Eine Summe allein sagt weniger als eine Summe neben einem Ziel oder dem Wert des Vorquartals.

Für den besonderen Fall, den Betrieb in Echtzeit zu überwachen, statt nach Abschluss über einen Zeitraum zu berichten, lesen Sie unseren Leitfaden zum operativen Reporting.

Quellen

• DIVIDE function (DAX) - Microsoft Learn

• Matrix visual format settings in Power BI - Microsoft Learn